情報の価値は結果を導いた「プロセス情報」にある
Ｅｘｆｒｏｎｔで構築する情報管理基盤
久し振りの勉強会。押し付けであってはならないと、友人が情報管理基盤を構築した際に「そのプロセスをまとめていただいた資料」を教材とする。一ヶ月ぶりの日記のテーマに相応しいのではと思いつき、その要約を呟くことにした。
＜導入のきっかけは＞
・社内の資源が再利用できない
・そのために作業効率が上がらない
・結果として組織として十分に機能していない
これを改善する
＜最初にとったアクションは＞
①物理的な状況の確認
主に文書の所在の確認、結果は、電子ファイルが存在していてもその格納先はばらばらであったり、紙媒体でしか残っていなかったり、さらには人の頭の中にしか残っていないのも多くありました
②社員が持っている情報に対する概念の確認
情報とは何か、という問いに対して、結果は、情報の共有や管理の重要性は多少なりとも認識していましたが、具体的な意義や方法まではいたっていない状態でした
③社員のスキルレベルの確認
情報を整理する過程でのスキルは、論理的思考や文書作成技術にばらつきが多く見受けられました。
情報管理基盤を構築する上で、その根底とすべき概念は次の３点でした。
①そもそも情報とは何か
② それは何故管理されなければならないのか
③その結果何をもたらすのか
この段階毎に導入する仕組みが「どのような形で、だれに、意義をなしてくるのか」を明確にしようと考えました。これは、使う側の協力を得るには、彼らにとってのメリットを明確することが必要不可欠だからです。
＜会社における情報という概念＞
「情報は経営資源であり」、「情報は会社の資産である」ということを掲げました。
業務上知りえた知識やノウハウは会社が所有すべきものであり、全員で共有すべきということを再確認しました。
＜会社の情報の意義＞として、
「情報がヒトを動かし」、「情報がモノを創り」、「情報が金を生む」ことを確認しました。つまり、この情報をどのように管理するかで会社経営も大きく左右される可能性が高く、情報管理が重要である、ということを共通認識としたのです。
この情報管理には、単に集めればよいというわけではなく、次の３つのキーワードが重要であることを確認しました。
①一元化
一ヶ所で集中管理すること。情報の所在が分散し、点在化する状態では何が正しい情報かわからなくなってしまいます。どこに正しい情報があるのかを明確にすることです。
②バージョン管理
どれが最新の情報なのかを明確にわかるようにすること、共有する情報が常に最新であることが重要なのです。
③ ＭＥＣＥ（もれなく重複なく）
ある全体集合に対して、抜け漏れがなく重複がない状態であること。抜け・漏れがある情報は信頼度が下がり、重複していれば不要な混乱を生みます。整理された状態で情報が管理されることです。
◆情報共有とは、さまざまな情報を可視化し、整理し、蓄積していくこと
◆情報の可視化とは、すなわち、文書化であり、それは単純なメモ書きかも知れませんし、立派なプレゼンテーション資料になっているかもしれません。
まずは文書にのこすことが重要なのです。
◆ 次に整理です。文書化された情報を体系だて整理し、必要であれば形式をそろえて管理をしていくことです。「型」ですね、ここではＭＥＣＥの概念が非常に重要になってきます。あとは一元的に蓄積を行なっていくだけです。
◆ こうして蓄積された情報は、一ヶ所に集中管理されることにより、活用される準備が整います。
◆そして活用です。活用は、蓄積された情報から必要な情報を収集し、それを元にさまざまな検討を繰り返して、新たなナレッジを創造することにあります。このとき、いかに効率よく情報を検索・取得できるか、がその活用度を左右する重要なポイントとなってきます。システム導入を最大の意義が発揮されるポイントのひとつと言えます。
◆そして、ここで創造された情報は、新しい知識として形成され活用されていく、という好循環を生み、情報管理基盤のあるべき姿といえるのではないでしょうか・・・
徒然に書き始めて５００回！
２００４年７月２７日に書き始めて５００回になる「西日記」。当時事業企画を担当していた豪傑“Ｈ”さんの強引な仕掛けで始めた日記・・・
・日記が更新されていませんよ・・・
・下手な文章だけでは寂しいからとデジカメをプレゼントされ・・・ 責め立てられながら書き綴ってきた。 “Ｈ”さんが懐かしく思い出される。 日記に上手下手はない。思いが言葉となり文字となって、その日その時の文章が自分そのものだからそれで良い、と自分に言い聞かせながらの５００回であった。
中断が長いと彼女から“社長の仕事をしなさい”と厳しく叱られる。思いが湧き出すような毎日をおくらなければ、テーマも文章も湧いてこない。思ったこと、考えたことをメモする。感動した風景・・・季節ごとの抜けるような青空、寒空に煌々と輝く月、満天の星空、玄海灘の茜色の夕焼け。花に雲に木に、生かして頂いてありがとうと感謝のことばを添えてデジカメに収める。その日その時の心の記録であり、自分史である。
日記というものは・・・ 読みかけの「知的生産の技術／梅棹忠夫著／岩波新書」を引用すれば ・・・自分自身にとって、重要な資料なのである。あとから読み返してみて感傷にふけるだけではなく、あのときはどうであったかと事実を確かめるために見る、という効能が大変大きいのである・・・
私にとって日記は出会いの記録であり、思いの記録であり、事業報告であり、人生報告である。さあ！５００１回に向けて・・・
