株式会社ナチュラシステムズ -内部統制を支える決裁システムのご紹介-

内部統制を支える決裁システムのご紹介

■はじめに

　近年企業の不祥事などから、ＣＳＲ（企業の社会的責任）経営が求められています。また、終身雇用の崩壊などから社員の会社に対する帰属意識も変化し、社員を性善説で評価するだけではリスク管理ができないという声も聞こえてきます。　
　企業が『存続と継続的な発展の為に経営資源をコントロールできるようにする』ための内部を統制できる基盤の構築が急がれるところです。特に内部統制基盤ではリスクをコントロールするという観点を重視しており、自社におけるリスクを把握し不正や事故が起きないようなチェック体制のもと、経営者も状況を監視し、問題があれば改善を行うリスクマネジメントサイクルの基盤となるのです。　
　ここでご紹介する「決裁システム」は内部統制の一助としての決裁業務、内部統制評価シート（ＣＳＡ）だけでなく、戦略検討に必要な活動情報、顧客情報などにも幅広く活用できます。ミドルウェアＰＫＧには、ワークフローなども標準装備された『Dailywork：ディリーワーク』を使用しています。

ミドルウェア『Dailywork：ディリーワーク』では、以下のように様々な業務を実現できますので、順次業務の追加が可能です。

ミドルウェア『Dailywork：ディリーワーク』では、以下のように様々な業務を順次追加することが可能なので決裁システム上に報告系業務や情報共有を順次追加し業務基盤として拡張することも可能です。また蓄積された情報は柔軟な検索をプログラムレスで行えます。

㈱ＮＴＴデータナレッジの導入事例

　ＮＴＴデータナレッジには福岡オフィスと東京オフィスの２つの拠点があります。東京オフィスは決裁責任者がいる本社機能。経理、総務などの事務処理は福岡オフィスで行い、営業と開発はそれぞれの拠点にあり決裁システムでは主に以下の業務を行っています。　　　

　　　①規程上決裁の必要な業務（旅費の精算や申請など）　　　　　
　　　　　→しかるべき決裁責任者をワークフローされ経理処理に回ります。　　　
　　　②内部統制上リスクの高い業務のコントロール（契約申請、見積提示伺いなど）　　　　　
　　　　　 →しかるべき決裁責任者をワークフローされ申請者に通知されます。

　特に②に関して、利益確保ができない案件、金額の大きい案件、見積の根拠が不明確な案件など、営業だけの判断で社外に流出することを防止するなど、リスク回避に対して効果を出しています。また、リスク監視のみならず、受注予測の観点からも決裁システムでフローされた情報は指標化され活用しています。

他システムとの連携や機能追加可能！

	主な機能	概要
1	決裁文書申請機能	起案者が決裁文書を申請する機能。画面項目は自由に設定できます。根拠資料などの添付が可能です。入力チェックも可能
2	作成支援機能	過去、自分が作成した起案文書をコピーできる機能。作成手間の効率化が可能です。
ワークフロー機能
3	経路作成（共通、個人）	個人毎、部門毎に回覧経路を設定できる機能。回覧数に上限はありません。
4	代行承認	決裁者が不在の場合は、代行承認者を設定できます
5	上位承認	次の承認者が承認を行うことができます。
6	承認依頼メールの送信	設定された次の回覧先に依頼メールを送信できる機能。コメントの追記も可能です。
7	ワークフロー状況確認機能	ワークフロー中の案件の状況を確認できる機能。
8	登録催促機能	月次精算などの期日が決まっている申請に関する申請催促通知を自動配信でメール通知する機能
9	検索機能	過去、自分が作成した起案文書を検索する機能。
10	ユーザ管理機能	利用ユーザのを管理する機能


	【ＴＯＰ画面】 ◆ログインすると決裁すべき案件が一覧表示されています。　　→決裁漏れなどを防止 ◆詳細画面を表示し、承認確認ボタンをクリックすると次の決裁者にワークフローされます。


	【申請画面】 ◆それぞれの項目に申請内容を登録します。 ◆過去に申請した類似の申請書をコピー（再利用）して申請を行えます。　　→手間の削減 ◆申請画面に「規程」や「マニュアル」などをリンクさせ、業務の中で常に参照できます。


	【状況確認画面】 ◆申請した案件は、随時、ワークフローの回覧状況を参照できます。


	【メール通知】 ◆決裁依頼や承認完了などをメールで通知してくれます。 ◆交通費など期日がきまった申請などを自動で催促メールを通知します。