断片的な成果物の共有ではなく、現場の業務実施プロセスをたどることのできる情報共有の仕組みであることが重要です。
職場では、共有サーバーやメール添付、文書管理システム等の形態で、様々な成果物が共有されている。
しかし、こうした断片的な成果物の共有だけでは、業務実施のプロセスを追うことが出来ないため・・・
・現場のスキルアップや業務品質向上に繋がる本質的な業務ノウハウの共有までは実現困難
・マネジメント上の判断材料にはなりにくい |
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担当者が、どの情報を基に、どのような判断を行い、どのように作業を進めたのか、といった業務実施プロセスをたどることのできる情報共有であれば・・・
・他者の実施プロセスを疑似体験することが、現場の本質的な業務ノウハウ共有を支援
・プロセス毎の処理状況・達成状況が可視化され、マネジメント上の判断材料となる |
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業務実施プロセスを意識した情報共有には、共通認識の型に基いた情報作成・登録が必要不可欠です。
弊社ではこの共通認識の型を「問診モデル」と呼んでいます。
使うことばや書かれた内容が、情報の登録者によって異なってしまうと、読み手によって認識する内容が異なってしまいます。
これでは、正確な実施プロセスの可視化は困難です。 |
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| 業務の各プロセスにおいて、やるべきことを明確化し、これについて共有すべき情報を共通の観点（入力項目）、共通のことば（選択肢）で標準化することで、共通認識の型を作り、登録される情報の形式を統一することが必要です。 |
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弊社では、共通の観点、共通のことばに基いた情報共有を支援する
仕組みとしてNatura Service Server(NSS)を提供しています。 |
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NSSは独自のデータベース構造を持つことにより、業務実施の過程で得られた情報を、組織内共通の観点、共通のことばによる共通認識に基いて
作成・登録させることで、標準化された情報を蓄積していく仕組みとなっています。
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NSSでは蓄積する情報の構成要素を、共通のことばで構成される一元管理された集合群という形で保持します。
たとえば、製品X,製品Y・・・という共通のことばの入った製品名という集合を持っており、この製品名という集合はNSSの中で唯一つとなっています。 |
NSSに登録する情報の入力・参照フォーマットは、ことばの組み合わせ（共通の観点）により構成され、入力される情報そのものは、フォーマットを構成する各集合の要素の組み合わせとして登録されていきます。
たとえば、営業日報であれば、各担当者名に「山田」、顧客名に「A商事」、製品名に「製品Y」・・・という形で情報が登録されます。 |
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NSSでは、ユーザーは入力フォーマットごとに定義される共通の観点に従って、共通のことばで
情報を登録することになるため、標準化された情報が蓄積される仕組みとなっています。 |
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NSSは独自のデータベース構造を持つことにより、業務実施の過程で得られた情報を、組織内共通の観点、共通のことばによる共通認識に基いて
作成・登録させることで、標準化された情報を蓄積していく仕組みとなっています。
| 例えば、製品名の”製品Y”ということばは、NSSの中でただ一つであり、製品Yに関する情報は、すべて”製品Y”ということばに紐付いて登録されています。このため、”製品Y”ということばを手繰れば製品Yに関するすべての情報を引き出せる、まさに組織内の辞書と言えます。 |
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| 例えば、故障対応報告書を運用する中で、影響度という項目が不要で、むしろ緊急度という項目の必要性がわかった場合、フォーマットから影響度を削除し、緊急度を新たに追加するという操作で、データ構造を改変することができます。 |
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NSSは、蓄積した情報が再利用されることを前提に開発された、情報共有のためのデータベースです。 |
NSSは独自のデータベース構造を持つことにより、業務実施の過程で得られた情報を、組織内共通の観点、共通のことばによる共通認識に基いて
作成・登録させることで、標準化された情報を蓄積していく仕組みとなっています。
NSSでは、以下の仕組みの構築を用意に実現すると共に、運用後も常に最適な仕組みへと変化させていくことが可能となっています。
・一連の業務実施プロセスをたどれる仕組み（他者が実施したプロセスを疑似体験できる）
・業務改善等マネジメント上の判断材料を集めるための仕組み（特定の業務や手順に関する実施状況を収集） |
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